Beim Wareneingang handelt es sich um einen logistischen Prozess mit großer Bedeutung in jedem Unternehmen. Wird hier nicht sauber und standardisiert vorgegangen, ist das Risiko groß, dass Fehler und Mängel schnell übersehen werden. Mit der folgenden Checkliste für den Wareneingang gehen Sie auf Nummer sicher!

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Inhaltsverzeichnis:

1. Warenannahme: Checkliste sorgt für Transparenz

2. Wareneingangskontrolle: Definition und Prozessablauf

3. Checkliste Punkt für Punkt abarbeiten

4. Den Wareneingang optimieren mit guter Planung

5. Lieferabstimmung: Ein Schlüssel zu mehr Effizienz

6. Mit TradeLink mehr Transparenz schaffen

7. Fazit: Mit einer Checkliste den Wareneingang besser steuern  

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Warenannahme: Checkliste sorgt für Transparenz

Im Lager geht es stets emsig und bisweilen ebenso hektisch zu. Laufend gehen neue Waren ein, während gleichzeitig Produkte für den Versand kommissioniert werden – und draußen womöglich bereits LKW-Fahrer ungeduldig darauf warten, Fracht entgegenzunehmen oder entladen zu können. Um hier den Überblick zu behalten und Fehlerquellen zu minimieren, benötigen Sie klar definierte Prozesse, Teilschritte und Zuständigkeiten.  

Eine Warenannahme-Checkliste hilft dabei, nichts dem Zufall zu überlassen sowie Verzögerungen und Störungen in den Abläufen – mit möglicherweise kostspieligen Folgen – zu vermeiden.

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Wareneingangskontrolle: Definition und Prozessablauf

Eine vollständige Wareneingangskontrolle bedeutet viel mehr, als lediglich die gelieferten Waren durchzuzählen und mit dem Lieferschein zu vergleichen. Als Prozessbestandteil des Wareneingangs trägt eine umfassende und standardisierte Kontrolle dazu bei, spätere Reklamationen, Nachfragen und damit verbundene Zeitverluste frühzeitig zu vermeiden.

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Prozessschritte im Wareneingang

Eine strukturierte Wareneingangskontrolle umfasst die Überprüfung der Waren unter verschiedenen Aspekten ebenso wie die Prüfung aller Dokumente. Sie beinhaltet somit auch die Vorbereitung für die eigentliche Einlagerung der angelieferten Waren, Komponenten und Zulieferteile.  

Zudem wirken sich Informationen aus der Wareneingangskontrolle direkt in andere Unternehmensprozesse aus, vom Warenwirtschaftssystem und der aktuellen Bestandserfassung bis hin zur Buchhaltung und dem Auslösen von Zahlungsströmen.

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Wareneingangskontrolle-Checkliste Punkt für Punkt abarbeiten

Eine Checkliste für den Wareneingang stellt sicher, dass bereits beim Eintreffen der Artikel alles reibungslos und effizient abläuft. Das schafft die Basis für eine systematische, qualitätsorientierte Wareneingangskontrolle.  

Die Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.  

Checkliste:

• Ist die Lieferung zum gewünschten Zeitpunkt erfolgt oder ist sie verspätet eingetroffen?
• Ist die Ware gemäß der Liefer- und Einkaufsbedingungen verpackt?
• Weist die Ware Beschädigungen auf?
• Ist die gelieferte Ware vollständig?
• Sind die Lieferdokumente korrekt und vollständig?
• Dokumentation:  

- Entspricht die Lieferung in vollem Umfang der Bestellung sowie den Angaben auf den Lieferpapieren?

- Liegen, wenn beim betreffenden Artikel notwendig, zusätzliche Informationen und Dokumentationen vor, zum Beispiel bei Gefahrguttransporten?

- Liegen, wenn notwendig, weitere Dokumentationen wie Handbücher oder Bedienungsanleitungen der transportierten Waren bei?

- Ist der gesamte Transportvorgang vollständig dokumentiert, sowohl vom Lieferanten der Ware als auch vom Transportunternehmen?

• Sind Artikelnummern und Artikel-Bezeichnungen korrekt angegeben und sind die geforderten Etiketten/Labels vorhanden?
• Wurden Vereinnahmung und Wareneingangskontrollen gemäß festgelegten Qualitätsmanagement-Anforderungen durchgeführt?
• Wenn es sich um einen temperaturgeführten Transport oder bewegungssensible Ware handelt: Wurde das Condition Monitoring über den gesamten Weg hin korrekt und vollständig nachvollziehbar durchgeführt?

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Den Wareneingang optimieren mit guter Planung

Zugegeben, eine gründliche Wareneingangskontrolle kostet ihre Zeit – spart aber noch viel mehr Aufwand und Zeit ein, da spätere Rückfragen und Reklamationen vermieden werden. Deshalb ist es wichtig, alle Prozesse im Wareneingang effizient zu planen und idealerweise schon bei der Lieferabstimmung für eine gleichmäßige Auslastung der Ressourcen zu sorgen. So lassen sich personelle Engpässe und unnötige Wartezeiten vermeiden.  

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Schritt für Schritt den Wareneingang verbessern

Ein effizient organisierter Wareneingang zeichnet sich durch kurze Durchlaufzeiten, die schnelle Bearbeitung neu eintreffender Waren, eine gleichmäßige Auslastung und eine optimale Ausnutzung der räumlichen Kapazitäten aus. Um den Wareneingang weiter zu optimieren, lassen sich beispielsweise Prüfvorgänge auf besonders fehleranfällige oder für die eigene Produktion besonders qualitätsrelevante Waren konzentrieren.  

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Lieferabstimmung: Ein Schlüssel zu mehr Effizienz

Zu mehr Effizienz trägt es ebenso bei, die Anlieferzeitpunkte zu optimieren, miteinander zu koordinieren und durch eine vorausschauende Planung – gemeinsam mit den weiteren Prozessbeteiligten, insbesondere den Transportunternehmen – lästige Wartezeiten zu vermeiden. Tipp: Indem Sie bereits bei der Bestellung auf lagerfähige Verpackungen Wert legen, können Sie darüber hinaus ein zeitintensives Umpacken nach dem Wareneingang vermeiden, sondern die Produkte nach der Eingangskontrolle direkt einlagern.

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Lieferanten frühzeitig einbeziehen und transparent informieren

Transparenz und Kommunikation sind Grundvoraussetzungen für einen reibungslosen Prozessablauf im Wareneingang. Koordinieren Sie dazu möglichst frühzeitig die geplanten Zeitfenster.  

Die Lieferabstimmung vermeidet Engpässe in Ihrem Lager und lastet die Ressourcen bestmöglich aus. Wichtig: E-Mails und Telefon reichen dafür längst nicht mehr aus. Mit einem geeigneten Tool wie TradeLink holen Sie alle Beteiligten auf eine einheitliche digitale Plattform und schaffen Transparenz für die Anlieferprozesse.