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A total of 15,000 people work at ebm-papst every day to develop the best technology for fans and drives. They also use technical tools in their logistics to optimize processes.
The ebm-papst Group is the world's leading manufacturer of fans and drives. Since its founding in 1963, the technology leader has set international market standards with its core competencies in engine technology, electronics, digitalization and aerodynamics. In fiscal year 2021/22, the Hidden Champion achieved sales of 2.288 billion euros and employs just under 15,000 people at 29 production sites and 51 sales locations worldwide.
As a Heating Technology Division, ebm-papst Landshut is part of the ebm-papst Group. Accordingly, the company is the world market leader in the development and manufacture of innovative gas-air composite systems. These technologies also use green and synthetic gases, as well as hydrogen or biogases. ebm-papst Landshut is also working on future-oriented (system) solutions in the area of heat pumps and distribution.
Coordinating loading and unloading processes can present challenges when handling 1,250 pallets in incoming goods and 1,150 pallets in outgoing goods every day. Until 2021, conventional time slot management helped the company coordinate its deliveries. However, there was a great desire for progress and transparency.
The aim was to optimize capacities through the use of AI, as well as transparency through the availability of all data in one system. The aim was to find a platform that offers person-free check-in and modern and clear time slot management. In addition, it should be possible to manage empties and personnel deployment planning on the platform. The focus should always be on close cooperation with freight forwarders, which is why it was clear that collaboration software was needed that would further expand traditional time slot management.
Effective time slot management can make work easier for both the manufacturing industry and the logistics service providers and freight forwarders involved. The best possible coordination of loading and unloading processes is necessary to ensure timely supply to production and thus timely delivery of finished products to end customers.
In order to make logistics more collaborative and efficient, TradeLink has set itself the task of filling the gaps in existing systems, among other things. Since the use of conventional time slot management systems is sometimes an obstacle for employees and partners, TradeLink was developed in such a way that the tool is very easy and self-explanatory to use. In addition, care is taken to ensure that the settlement process is as simple as possible for partners and helps them to work more efficiently. A high-performance bidirectional API connection supports this.
You can read more differences to traditional time slot management systems here: https://www.tradelink.co/tradelink-versus-zeitfenster
Once contact was established between ebm-papst Landshut and TradeLink, the set-up was designed to create results as quickly as possible. The development of the platform and the input of Landshut employees was also in the foreground.
ebm-papst Landshut has set out what requirements they have for the new platform. In collaboration with TradeLink's Customer Success Team and the project team, these were specified and implemented.
With ebm-papst Landshut, the TradeLink check-in terminal was created and used directly at ebm-papst Landshut. In collaboration, person-free check-in was developed for drivers in 21 languages. This represents an enormous relief for exchanging information with drivers from a wide variety of countries of origin. In addition, a pager system was used, which specifically informs drivers about information such as ramp allocation.
Tilo Hergarten
Head Marketing & Digitalization | Emons
"Es handelt sich um eine notwendige Zusammenarbeit zwischen traditionellen und neuen Unternehmen in der Logistikbranche und darüber hinaus. Dieser kollaborative Ansatz vereint viele Vorteile und verspricht die datenbasierte Weiterentwicklung von Produkten und Services auf beiden Seiten."
Der erste, operative Fokus lag bei der Einführung der TradeLink Plattform an zwei unterschiedlichen Standorten. Hier wurden die beiden Lagerstandorte in Markgröningen und Thurnau auserkoren. Beide Standorte sind typische Multi-User-Warehouses, allerdings mit prozessual unterschiedlichen Ausgangslagen. Markgröningen hatte bereits eine bestehende Avisierungspflicht für alle Lieferanten, während Thurnau als neuer Standort ohne Avisierungsprozess operierte.
Der Start mit diesen beiden Standorten kombinierte unterschiedliche Vorteile. Jede lokale Lagerlogistik besitzt ihre eigenen Prozesse und Eigenheiten, somit forcierte man die unmittelbare Vergleichbarkeit in einer komplexeren Ausgangslage. Man schaffte neben dem gemeinsamen Nenner die Bemessensgrundlage für das Erkennen des Mehrwertes. Zum anderen reduzierte Emons damit die operativen Kosten für die Projektleitung.
Unter der Leitung von Julian Bausch, Logistikleiter Markgröningen, wurde die Plattform-Lösung an beiden Standorten eingeführt. Im ersten Schritt begannen wir mit der Einrichtung des Standorts und legten Nutzeraccounts an. Dies kann innerhalb von 24 Stunden realisiert werden und legt den Grundstein für einen erfolgreichen Roll-Out.
Im ersten gemeinsamen Workshop startenden wir eine gemeinsame Zieldefinition und einen Erfolgsplan zu definieren. Dabei legten wir die wichtigsten Lieferpartner der Mandanten fest und vereinbarten eine feste Deadline, bis zu der diese live sein sollen. Die operativen Ziele umfassten unter anderem die Steigerung der Anzahl vor Anlieferung vorliegender Dokumente um 40% bis Juni 2023, die Halbierung der LKW-Wartezeiten bis April 2023 und die Reduktion der Spitzen bei Anlieferungen.
Im zweiten Schritt konzentrierten wir uns auf die interne Adaption. In einem einstündigen Training mit allen wichtigen operativen Mitarbeitern wurde allen Beteiligten die Plattform und deren einfache Nutzung vorgestellt. Dieses wurde aufgezeichnet, um es später innerhalb der Organisation zu teilen. Die Hauptnutzer übernahmen zudem die Rolle von Trainern, um das Wissen intern weiterzugeben.
Im dritten Schritt erstellten wir einen Kommunikationsplan für das gemeinsame Partner-Onboarding ab der zweiten Woche. Es wurde eine verantwortliche Person pro Standort für den Roll-Out benannt und mit TradeLink wurden Prozesse und Meilensteine abgestimmt. Die 20 wichtigsten Partner wurden innerhalb von 2 Wochen eingeladen. Die Vorlagen für die Ansprache wurden personalisiert und verschickt, gefolgt von den entsprechenden Einladungen. In einem regelmäßigen Check-In überwachten wir den Erfolg der Einladungen.
Mit dem zügigen Partner-Go-Live konnte die Plattform ab der 4. Woche bereits mit den wichtigsten Lieferpartnern problemlos operativ genutzt. Offene Themen und Beobachtungen werden von nun an in regelmäßigen Check-Ins besprochen bis wir in die Routine-Phase kommen, bei der alle 3-6 Monate ein Abgleich mit der initialen Zielsetzung folgt und neue Ziele definiert werden
Julian Bausch
Logistikleiter Markgröningen | Emons
"Dank der Unterstützung der Projektbeteiligten aus Thurnau und Markgröningen, den involvierten Lieferpartnern sowie dem TradeLink Team, allen voran Lucian Berkmüller, waren wir dem definierten Erfolgsplan immer einen Schritt voraus. Dadurch konnten wir in Rekordzeit erstmalig eine Lösung zur Lieferabstimmung an unserem Standort in Thurnau implementieren und im Logistikzentrum Markgröningen frühzeitig das bis dato genutzte Tool vollständig durch TradeLink ablösen."
Mit der erfolgreichen und effizienten Projektführung konnten in Markgröningen in weniger als 8 Wochen alle relevanten Lieferpartner auf die TradeLink-Plattform aufgeschaltet werden. Dies führte bereits zügig zur gewünschten Reduzierung interner Nachfragen rund um Lieferinformationen und der Bearbeitungszeit je Warenein- und -ausgang.
In Thurnau wurden trotz fehlender Avisierungsprozesse in der gleichen Zeit ebenfalls alle relevanten Lieferpartner aufgeschalten. Zudem wurde erstmals eine erfolgreiche Avisierungsregelung für Lieferpartner eingeführt, wodurch die Kapazitätsauslastung verbessert und Lieferspitzen geglättet werden konnten.
Danny Paulik
Logistikleiter Thurnau | Emons
"Schon im ersten Workshop spürte man, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung wollten. TradeLink und Emons profitierten vom Know-Hows und dem Praxisbezug des jeweiligen Partners. Dies war letztendlich auch die Basis für die zügige Umsetzung.
Trotz steigendem Auftragsvolumen am Standort konnten die Wartezeiten je Rampenkontakt deutlich minimiert und die Prozesse verschlankt werden. Die einfache Anwendung des Tools über die praktisch gesamte Transportkette hinweg stieß auf eine sehr hohe Akzeptanz bei Lieferanten, Frachtführern und unseren Kunden."
Die Implementierung der TradeLink-Plattform ermöglichte auch eine Echtzeit-Einsicht in die aktuelle Anliefer-, Hof-, und Rampensituation sowie eine erhöhte Verfügbarkeit von digitalen Lieferdokumenten bereits vor der Anlieferung.
Das Tracking und Reporting der Lieferqualität wurde verbessert und die Bearbeitungszeit im Wareneingang und -ausgang konnte um 30 Minuten pro Tag pro Standort reduziert werden. Neben der operativen Verbesserung konnten auch mehr als 10 Potentiale zur Verbesserung der Abstimmung in den Logistikzentren identifiziert werden, wovon ein Potential bereits auf der TradeLink Plattform umgesetzt wurde.
Am Standort Thurnau folgt nun der Partner-Roll-Out für die Emons-Kunden in Halle B. Ein wichtiger Schritt dabei ist die Einführung eines verpflichtenden Dokumentenuploads für alle Partner vor der tatsächlichen Avisierung. Dadurch wird es gelingen vorab die Transparenz holistisch zu erhöhen und wertvolle Zeitersparnisse in der Arbeitsvorbereitung zu erzielen. Außerdem wird man jetzt in der Lage sein wichtige Kennzahlen wie die Messung und Optimierung der Bearbeitungszeit im Wareneingang für jede Lieferung zu messen und zu vergleichen.
Am Standort Markgröningen stehen das Onboarding der Mandanten im Mittelpunkt. Diese erhalten eine eigene Ansicht für die Transparenz auf die Warenein- und Warenausgänge am ausgelagerten Logistikstandort. Auch hier werden fortan erstmals wichtige Kennzahlen wie die genannte Bearbeitungszeit im Wareneingang gemessen und optimiert.
Sobald das Leergutmanagement auf der TradeLink Plattform verfügbar ist, planen wir auch diesen Prozess digital zu vereinfachen und zu automatisieren.
Der erfolgreiche Roll-Out an den ersten beiden Standorten kann verbucht werden als erfolgreicher erster Schritt in Richtung einer einheitlichen Toolbox und Weg zu strukturierten Logistikdaten rund um Lieferbewegungen bei Emons. Neben der Optierung und Abdeckung weiterer Anwendungsfälle an beiden Pilotstandorten ist ein zügiger Roll-Out an den weiteren Emons-Standorten geplant.
Dass die Zusammenarbeit nicht am Lager enden muss, zeigte unter anderem das umfangreichen Doppelinterview mit der DVZ im April 2023, das thematisierte wie Logistiker und Startups zusammenarbeiten können ohne sich gegenzeitig zu bedrohen. Vielmehr freuten wir uns über den gemeinsamen Panel-Auftritt auf dem Emons Demo Days im gleichen Monat in Köln.
Nach wie vor lebt die Initiative von regelmäßigem Austausch und Workshops beider Seiten, um aufbauend auf dem Erreichten, weitere, gegenseitige Potentiale zu erkennen und zu fördern. Dabei unterstützen wir uns nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der Umsetzung durch den gezielten Informationsaustausch.
First, ebm-papst Landshut partners tested the platform's functions. Three house carriers were brought on board for this purpose. The feedback was very positive:
• The carriers were satisfied
• Communication with freight forwarders has been reduced -> more efficient communication
• Better coordination with subcontractors
• A fast, efficient, and transparent platform
• Very good and fast support for questions
Good collaboration is a prerequisite for a promising switch between two systems and an increase in satisfaction along the entire supply chain. That is why the positive feedback from the partners was so important for further cooperation.
In January 2022, the complete switch to TradeLink took place, which also included all other freight forwarders. Internal departments such as sales, purchasing and material planning were also quickly familiarized with the platform in order to be able to independently extract information from the platform.
By using TradeLink, the logistical processes in incoming and outgoing goods were made more transparent. Among other things, it is now understandable how long the truck takes to load on average. Processes such as load securing protocols or the storage of third-party driver instructions are handled via TradeLink. Supplier reporting is also possible and personnel deployment planning can be simplified.
“TradeLink didn't just help us with logistical processes. Thanks to the platform, our processes were made leaner and more efficient, which significantly reduced internal communication. The new system not only meets our requirements, but also those of our partners. ”
— Christian Stamp (Logistics Manager, ebm-papst Landshut)
TradeLink was able to reduce communication with freight forwarders by around 80% because, for example, a change in the event of a delivery can be corrected directly on the platform and the information is automatically communicated to the corresponding delivery partners.
According to ebm-papst Landshut, internal communication between departments could be minimized by using TradeLink. In addition, all stored data can be accessed and processed by internal users, which has led to inquiries regarding deliveries and collections being reduced by around 50%.
With TradeLink, ebm-papst Landshut has a central communication platform that can be used to meet the most diverse logistics requirements. Freight forwarders and partners appreciate the free use of the portal and can make bookings independently. Features required by ebm-papst Landshut include an SAP connection, Track & Trace and the adjustment of status points. Connections to other ebm-papst Heating sites are being planned.
TradeLink stands for development and the entire team works every day to use the platform to make cooperation in logistics more partnership-based and transparent
In a short conversation, we will find out together whether we can help you with your challenges.
