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As part of TRAVECO's digitization initiative, TradeLink is streamlining processes in the logistics center. There were increasing delivery peaks with long waiting times in the yard.
Founded in 1998, TRAVECO Transporte AG is one of the largest logistics companies in Switzerland and a 100% subsidiary of the Swiss agricultural cooperative fenaco. With other subsidiaries, the cooperative company operates in four strategic business areas — from agriculture and the food industry (e.g. as a beverage manufacturer) to energy trading (AGROLA) and retail (LANDI and Volg).
TRAVECO is on the road with more than 350 trucks as a logistics service provider, including for LANDI Schweiz AG, which operates around 280 sales outlets in Switzerland. In the area of warehouse logistics, TRAVECO also provides its customers with large delivery areas in cross-docking/transshipment warehouses and more than 60,000 pallet storage spaces in block, rack and open storage spaces.
As a result of the corona pandemic, TRAVECO has had to cope with a significant increase in the volume of transport and warehouse logistics since 2020. Under the leadership of Christian Clauß (Head of IT & Digital Transformation), the company therefore launched a major digitization project to replace the more than 1 million paper delivery notes to date with a digital process in the future.
The first talks between TRAVECO and TradeLink took place in September 2021. As part of the digitization project and first task, TradeLink should digitize the notification and planning process in incoming goods at the TRAVECO Logistics Center. Until now, this was a warehouse with five ramps in incoming goods, an external warehouse and a rail connection. All incoming goods were registered by the suppliers by telephone, email or PDF and then manually entered into a central Outlook calendar by TRAVECO employees.
This required more time and was also prone to errors. There were also heavy delivery peaks in some cases, with an offset of up to three hours between planned and actual arrival time. In the end, this led to waiting times on the farm, traffic jams in front of the warehouse and, last but not least, to numerous overtime hours for employees and external parties.
Tilo Hergarten
Head Marketing & Digitalization | Emons
"Es handelt sich um eine notwendige Zusammenarbeit zwischen traditionellen und neuen Unternehmen in der Logistikbranche und darüber hinaus. Dieser kollaborative Ansatz vereint viele Vorteile und verspricht die datenbasierte Weiterentwicklung von Produkten und Services auf beiden Seiten."
Der erste, operative Fokus lag bei der Einführung der TradeLink Plattform an zwei unterschiedlichen Standorten. Hier wurden die beiden Lagerstandorte in Markgröningen und Thurnau auserkoren. Beide Standorte sind typische Multi-User-Warehouses, allerdings mit prozessual unterschiedlichen Ausgangslagen. Markgröningen hatte bereits eine bestehende Avisierungspflicht für alle Lieferanten, während Thurnau als neuer Standort ohne Avisierungsprozess operierte.
Der Start mit diesen beiden Standorten kombinierte unterschiedliche Vorteile. Jede lokale Lagerlogistik besitzt ihre eigenen Prozesse und Eigenheiten, somit forcierte man die unmittelbare Vergleichbarkeit in einer komplexeren Ausgangslage. Man schaffte neben dem gemeinsamen Nenner die Bemessensgrundlage für das Erkennen des Mehrwertes. Zum anderen reduzierte Emons damit die operativen Kosten für die Projektleitung.
Unter der Leitung von Julian Bausch, Logistikleiter Markgröningen, wurde die Plattform-Lösung an beiden Standorten eingeführt. Im ersten Schritt begannen wir mit der Einrichtung des Standorts und legten Nutzeraccounts an. Dies kann innerhalb von 24 Stunden realisiert werden und legt den Grundstein für einen erfolgreichen Roll-Out.
Im ersten gemeinsamen Workshop startenden wir eine gemeinsame Zieldefinition und einen Erfolgsplan zu definieren. Dabei legten wir die wichtigsten Lieferpartner der Mandanten fest und vereinbarten eine feste Deadline, bis zu der diese live sein sollen. Die operativen Ziele umfassten unter anderem die Steigerung der Anzahl vor Anlieferung vorliegender Dokumente um 40% bis Juni 2023, die Halbierung der LKW-Wartezeiten bis April 2023 und die Reduktion der Spitzen bei Anlieferungen.
Im zweiten Schritt konzentrierten wir uns auf die interne Adaption. In einem einstündigen Training mit allen wichtigen operativen Mitarbeitern wurde allen Beteiligten die Plattform und deren einfache Nutzung vorgestellt. Dieses wurde aufgezeichnet, um es später innerhalb der Organisation zu teilen. Die Hauptnutzer übernahmen zudem die Rolle von Trainern, um das Wissen intern weiterzugeben.
Im dritten Schritt erstellten wir einen Kommunikationsplan für das gemeinsame Partner-Onboarding ab der zweiten Woche. Es wurde eine verantwortliche Person pro Standort für den Roll-Out benannt und mit TradeLink wurden Prozesse und Meilensteine abgestimmt. Die 20 wichtigsten Partner wurden innerhalb von 2 Wochen eingeladen. Die Vorlagen für die Ansprache wurden personalisiert und verschickt, gefolgt von den entsprechenden Einladungen. In einem regelmäßigen Check-In überwachten wir den Erfolg der Einladungen.
Mit dem zügigen Partner-Go-Live konnte die Plattform ab der 4. Woche bereits mit den wichtigsten Lieferpartnern problemlos operativ genutzt. Offene Themen und Beobachtungen werden von nun an in regelmäßigen Check-Ins besprochen bis wir in die Routine-Phase kommen, bei der alle 3-6 Monate ein Abgleich mit der initialen Zielsetzung folgt und neue Ziele definiert werden
Julian Bausch
Logistikleiter Markgröningen | Emons
"Dank der Unterstützung der Projektbeteiligten aus Thurnau und Markgröningen, den involvierten Lieferpartnern sowie dem TradeLink Team, allen voran Lucian Berkmüller, waren wir dem definierten Erfolgsplan immer einen Schritt voraus. Dadurch konnten wir in Rekordzeit erstmalig eine Lösung zur Lieferabstimmung an unserem Standort in Thurnau implementieren und im Logistikzentrum Markgröningen frühzeitig das bis dato genutzte Tool vollständig durch TradeLink ablösen."
Mit der erfolgreichen und effizienten Projektführung konnten in Markgröningen in weniger als 8 Wochen alle relevanten Lieferpartner auf die TradeLink-Plattform aufgeschaltet werden. Dies führte bereits zügig zur gewünschten Reduzierung interner Nachfragen rund um Lieferinformationen und der Bearbeitungszeit je Warenein- und -ausgang.
In Thurnau wurden trotz fehlender Avisierungsprozesse in der gleichen Zeit ebenfalls alle relevanten Lieferpartner aufgeschalten. Zudem wurde erstmals eine erfolgreiche Avisierungsregelung für Lieferpartner eingeführt, wodurch die Kapazitätsauslastung verbessert und Lieferspitzen geglättet werden konnten.
Danny Paulik
Logistikleiter Thurnau | Emons
"Schon im ersten Workshop spürte man, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung wollten. TradeLink und Emons profitierten vom Know-Hows und dem Praxisbezug des jeweiligen Partners. Dies war letztendlich auch die Basis für die zügige Umsetzung.
Trotz steigendem Auftragsvolumen am Standort konnten die Wartezeiten je Rampenkontakt deutlich minimiert und die Prozesse verschlankt werden. Die einfache Anwendung des Tools über die praktisch gesamte Transportkette hinweg stieß auf eine sehr hohe Akzeptanz bei Lieferanten, Frachtführern und unseren Kunden."
Die Implementierung der TradeLink-Plattform ermöglichte auch eine Echtzeit-Einsicht in die aktuelle Anliefer-, Hof-, und Rampensituation sowie eine erhöhte Verfügbarkeit von digitalen Lieferdokumenten bereits vor der Anlieferung.
Das Tracking und Reporting der Lieferqualität wurde verbessert und die Bearbeitungszeit im Wareneingang und -ausgang konnte um 30 Minuten pro Tag pro Standort reduziert werden. Neben der operativen Verbesserung konnten auch mehr als 10 Potentiale zur Verbesserung der Abstimmung in den Logistikzentren identifiziert werden, wovon ein Potential bereits auf der TradeLink Plattform umgesetzt wurde.
Am Standort Thurnau folgt nun der Partner-Roll-Out für die Emons-Kunden in Halle B. Ein wichtiger Schritt dabei ist die Einführung eines verpflichtenden Dokumentenuploads für alle Partner vor der tatsächlichen Avisierung. Dadurch wird es gelingen vorab die Transparenz holistisch zu erhöhen und wertvolle Zeitersparnisse in der Arbeitsvorbereitung zu erzielen. Außerdem wird man jetzt in der Lage sein wichtige Kennzahlen wie die Messung und Optimierung der Bearbeitungszeit im Wareneingang für jede Lieferung zu messen und zu vergleichen.
Am Standort Markgröningen stehen das Onboarding der Mandanten im Mittelpunkt. Diese erhalten eine eigene Ansicht für die Transparenz auf die Warenein- und Warenausgänge am ausgelagerten Logistikstandort. Auch hier werden fortan erstmals wichtige Kennzahlen wie die genannte Bearbeitungszeit im Wareneingang gemessen und optimiert.
Sobald das Leergutmanagement auf der TradeLink Plattform verfügbar ist, planen wir auch diesen Prozess digital zu vereinfachen und zu automatisieren.
Der erfolgreiche Roll-Out an den ersten beiden Standorten kann verbucht werden als erfolgreicher erster Schritt in Richtung einer einheitlichen Toolbox und Weg zu strukturierten Logistikdaten rund um Lieferbewegungen bei Emons. Neben der Optierung und Abdeckung weiterer Anwendungsfälle an beiden Pilotstandorten ist ein zügiger Roll-Out an den weiteren Emons-Standorten geplant.
Dass die Zusammenarbeit nicht am Lager enden muss, zeigte unter anderem das umfangreichen Doppelinterview mit der DVZ im April 2023, das thematisierte wie Logistiker und Startups zusammenarbeiten können ohne sich gegenzeitig zu bedrohen. Vielmehr freuten wir uns über den gemeinsamen Panel-Auftritt auf dem Emons Demo Days im gleichen Monat in Köln.
Nach wie vor lebt die Initiative von regelmäßigem Austausch und Workshops beider Seiten, um aufbauend auf dem Erreichten, weitere, gegenseitige Potentiale zu erkennen und zu fördern. Dabei unterstützen wir uns nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der Umsetzung durch den gezielten Informationsaustausch.
In order to smooth out these delivery peaks, TRAVECO had previously tested a homemade Excel/Outlook solution and later tried to map the delivery processes in its ERP system. Since both only worked to a limited extent, external solutions were sought.
TradeLink was chosen because of the software's wide range of functions combined with intuitive operation. With the support of TRAVECO's digitization team, TradeLink was implemented in the logistics center within 24 hours.
This was immediately followed by a rollout to all external delivery partners. TradeLinks Roll-Out Manager Lisa Mischke had surprisingly little to do: “Thanks to the great IT team at TRAVECO, we only had to provide little support. TRAVECO carried out the process completely independently, and customers also immediately accepted TradeLink of their own accord! ”
This also impressed Patrick Müller, who was responsible for the implementation of projects at TRAVECO: “We are now the biggest fans of TradeLink!” , he is happy.
As part of the implementation of TradeLink, TRAVECO has introduced laptops for incoming goods. They are used to upload delivery notes paperlessly to the ramp and status points are set for all deliveries so that they are visible to everyone in the system.
In addition, all processes carried out with TradeLink are analyzed: This creates transparency not only for TRAVECO itself, but also for its customers.
It quickly became apparent that TRAVECO's digitization process with TradeLink is a complete success. Today, waiting times in logistics centers are a thing of the past. As a result of the fact that all external customers and their delivery partners are integrated on the platform, the notification rate for external incoming goods via TradeLink is now 100 percent.
And this has reduced waiting times to almost zero through better smoothing of delivery peaks. The efficiency gains are considerable: personnel can now be divided according to the actual supply volume.
As a result, not only have delivery times been optimized, but administrative costs have also been significantly reduced.
The fact that customers and delivery partners are now booking themselves saves a lot of time that would otherwise be lost in coordination.
TradeLink is an important part of TRAVECO's planned digitization process in logistics. The next joint milestones include the creation of an interface to TRAVECO's TMS (Transport Management System) as well as to the WMS (Warehouse Management System). In addition, the TradeLink check-in terminal is also to be rolled out in logistics centers.
TradeLink is currently also being implemented there for all internal transports and outgoing goods. The move to the new logistics center in Nebikon will take place in summer 2022.
This is accompanied by a doubling of storage capacity to over 60,000 m² and incoming and outgoing goods on 27 ramps, all of which are displayed in TradeLink.
In a short conversation, we will find out together whether we can help you with your challenges.
