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Ganze 15.000 Menschen arbeiten täglich bei ebm-papst um die beste Technik für Ventilatoren und Antriebe zu entwickeln. Auch in ihrer Logistik greifen sie auf technische Hilfsmittel zurück, um Prozesse zu optimieren.
Die ebm-papst Gruppe ist weltweit führender Hersteller von Ventilatoren und Antrieben. Seit der Gründung 1963 setzt der Technologieführer mit seinen Kernkompetenzen Motortechnik, Elektronik, Digitalisierung und Aerodynamik internationale Marktstandards. Im Geschäftsjahr 2021/22 erzielte der Hidden Champion einen Umsatz von 2,288 Milliarden Euro und beschäftigt knapp 15.000 Mitarbeitende an 29 Produktionsstätten sowie 51 Vertriebsstandorten weltweit.
ebm-papst Landshut ist als Division Heiztechnik Teil der ebm-papst Gruppe. Entsprechend ist das Unternehmen Weltmarktführer in Entwicklung und Herstellung innovativer Gas-Luftverbundsysteme. Bei diesen Technologien kommen auch grüne und synthetische Gase, sowie Wasserstoff oder Biogase zum Einsatz. Des Weiteren arbeitet ebm-papst Landshut an zukunftsorientierten (System-)Lösungen im Bereich Wärmepumpe und -verteilung.
Bei der Koordination der Be- und Entladeprozesse kann es bei einem täglichen Umschlag von 1.250 Paletten im Wareneingang und 1.150 Paletten im Warenausgang schon mal zu Herausforderungen kommen. Bis 2021 unterstützte ein herkömmliches Zeitfenstermanagement das Unternehmen bei der Koordination ihrer Lieferungen. Jedoch war der Wunsch nach Fortschritt und Transparenz groß.
Gewünscht war eine Optimierung der Kapazitäten durch die Nutzung von KI, sowie die Transparenz, durch die Verfügbarkeit aller Daten in einem System. Dabei war das Ziel, eine Plattform zu finden, die einen personenfreien Check-In und ein modernes sowie übersichtliches Zeitfenstermanagement anbietet. Außerdem sollte die Möglichkeit des Leergutmanagements und der Personaleinsatzplanung auf der Plattform bestehen. Die enge Zusammenarbeit mit den Speditionen sollte dabei stets im Fokus stehen, weshalb klar war, dass eine Kollaborationssoftware benötigt wird, die das klassische Zeitfenstermanagement noch erweitert.
Ein effektives Zeitfenstermanagement kann sowohl der produzierenden Industrie als auch den beteiligten Logistikdienstleistern und Spediteuren die Arbeit erleichtern. Eine bestmögliche Koordination der Be- und Entladeprozesse ist notwendig, um eine zeitgerechte Versorgung der Produktion und damit eine pünktliche Belieferung der Endkunden mit den Fertigprodukten zu gewährleisten.
Um die Logistik kollaborativer und effizienter zu gestalten hat sich TradeLink unter anderem zur Aufgabe gemacht, die Lücken der bereits existierenden Systeme zu füllen. Da die Handhabung der herkömmlichen Zeitfenstermanagement-Systeme teils ein Hindernis für die Mitarbeitenden und Partner darstellt, wurde TradeLink so entwickelt, dass die Bedienung des Tools sehr einfach und selbsterklärend ist. Zusätzlich wird darauf geachtet, dass der Abwicklungsprozess auch für die Partner so einfach wie möglich ist und ihnen dabei hilft, effizienter zu arbeiten. Eine performante bidirektionale API-Anbindung wirkt hierbei unterstützend.
Weitere Unterschiede zu herkömmlichen Zeitfenstermanagement-Systemen können Sie hier nachlesen: https://www.tradelink.co/tradelink-versus-zeitfenster
Nachdem der Kontakt zwischen ebm-papst Landshut und TradeLink hergestellt war, wurde das Set-Up gestaltet, um möglichst schnell Ergebnisse zu schaffen. Dabei stand auch die Entwicklung der Plattform und der Input der Mitarbeitenden von Landshut im Vordergrund.
Seitens ebm-papst Landshut wurde aufgestellt, welche Anforderungen sie an die neue Plattform haben. In Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team von TradeLink und dem Projektteam wurden diese konkretisiert und umgesetzt.
Mit ebm-papst Landshut wurde das TradeLink Check-In Terminal geschaffen und bei ebm-papst Landshut direkt eingesetzt. In Zusammenarbeit wurde der personenfreie Check-In in 21 Sprachen für die Fahrer:innen entwickelt. Das stellt eine enorme Entlastung für den Informationsaustauch mit den Fahrer:innen aus den unterschiedlichsten Herkunftsländern dar. Außerdem wurde ein Pagersystem eingesetzt, welches die Fahrer:innen gezielt über Informationen wie die Rampenzuweisung informiert.
Tilo Hergarten
Head Marketing & Digitalization | Emons
"Es handelt sich um eine notwendige Zusammenarbeit zwischen traditionellen und neuen Unternehmen in der Logistikbranche und darüber hinaus. Dieser kollaborative Ansatz vereint viele Vorteile und verspricht die datenbasierte Weiterentwicklung von Produkten und Services auf beiden Seiten."
Der erste, operative Fokus lag bei der Einführung der TradeLink Plattform an zwei unterschiedlichen Standorten. Hier wurden die beiden Lagerstandorte in Markgröningen und Thurnau auserkoren. Beide Standorte sind typische Multi-User-Warehouses, allerdings mit prozessual unterschiedlichen Ausgangslagen. Markgröningen hatte bereits eine bestehende Avisierungspflicht für alle Lieferanten, während Thurnau als neuer Standort ohne Avisierungsprozess operierte.
Der Start mit diesen beiden Standorten kombinierte unterschiedliche Vorteile. Jede lokale Lagerlogistik besitzt ihre eigenen Prozesse und Eigenheiten, somit forcierte man die unmittelbare Vergleichbarkeit in einer komplexeren Ausgangslage. Man schaffte neben dem gemeinsamen Nenner die Bemessensgrundlage für das Erkennen des Mehrwertes. Zum anderen reduzierte Emons damit die operativen Kosten für die Projektleitung.
Unter der Leitung von Julian Bausch, Logistikleiter Markgröningen, wurde die Plattform-Lösung an beiden Standorten eingeführt. Im ersten Schritt begannen wir mit der Einrichtung des Standorts und legten Nutzeraccounts an. Dies kann innerhalb von 24 Stunden realisiert werden und legt den Grundstein für einen erfolgreichen Roll-Out.
Im ersten gemeinsamen Workshop startenden wir eine gemeinsame Zieldefinition und einen Erfolgsplan zu definieren. Dabei legten wir die wichtigsten Lieferpartner der Mandanten fest und vereinbarten eine feste Deadline, bis zu der diese live sein sollen. Die operativen Ziele umfassten unter anderem die Steigerung der Anzahl vor Anlieferung vorliegender Dokumente um 40% bis Juni 2023, die Halbierung der LKW-Wartezeiten bis April 2023 und die Reduktion der Spitzen bei Anlieferungen.
Im zweiten Schritt konzentrierten wir uns auf die interne Adaption. In einem einstündigen Training mit allen wichtigen operativen Mitarbeitern wurde allen Beteiligten die Plattform und deren einfache Nutzung vorgestellt. Dieses wurde aufgezeichnet, um es später innerhalb der Organisation zu teilen. Die Hauptnutzer übernahmen zudem die Rolle von Trainern, um das Wissen intern weiterzugeben.
Im dritten Schritt erstellten wir einen Kommunikationsplan für das gemeinsame Partner-Onboarding ab der zweiten Woche. Es wurde eine verantwortliche Person pro Standort für den Roll-Out benannt und mit TradeLink wurden Prozesse und Meilensteine abgestimmt. Die 20 wichtigsten Partner wurden innerhalb von 2 Wochen eingeladen. Die Vorlagen für die Ansprache wurden personalisiert und verschickt, gefolgt von den entsprechenden Einladungen. In einem regelmäßigen Check-In überwachten wir den Erfolg der Einladungen.
Mit dem zügigen Partner-Go-Live konnte die Plattform ab der 4. Woche bereits mit den wichtigsten Lieferpartnern problemlos operativ genutzt. Offene Themen und Beobachtungen werden von nun an in regelmäßigen Check-Ins besprochen bis wir in die Routine-Phase kommen, bei der alle 3-6 Monate ein Abgleich mit der initialen Zielsetzung folgt und neue Ziele definiert werden
Julian Bausch
Logistikleiter Markgröningen | Emons
"Dank der Unterstützung der Projektbeteiligten aus Thurnau und Markgröningen, den involvierten Lieferpartnern sowie dem TradeLink Team, allen voran Lucian Berkmüller, waren wir dem definierten Erfolgsplan immer einen Schritt voraus. Dadurch konnten wir in Rekordzeit erstmalig eine Lösung zur Lieferabstimmung an unserem Standort in Thurnau implementieren und im Logistikzentrum Markgröningen frühzeitig das bis dato genutzte Tool vollständig durch TradeLink ablösen."
Mit der erfolgreichen und effizienten Projektführung konnten in Markgröningen in weniger als 8 Wochen alle relevanten Lieferpartner auf die TradeLink-Plattform aufgeschaltet werden. Dies führte bereits zügig zur gewünschten Reduzierung interner Nachfragen rund um Lieferinformationen und der Bearbeitungszeit je Warenein- und -ausgang.
In Thurnau wurden trotz fehlender Avisierungsprozesse in der gleichen Zeit ebenfalls alle relevanten Lieferpartner aufgeschalten. Zudem wurde erstmals eine erfolgreiche Avisierungsregelung für Lieferpartner eingeführt, wodurch die Kapazitätsauslastung verbessert und Lieferspitzen geglättet werden konnten.
Danny Paulik
Logistikleiter Thurnau | Emons
"Schon im ersten Workshop spürte man, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung wollten. TradeLink und Emons profitierten vom Know-Hows und dem Praxisbezug des jeweiligen Partners. Dies war letztendlich auch die Basis für die zügige Umsetzung.
Trotz steigendem Auftragsvolumen am Standort konnten die Wartezeiten je Rampenkontakt deutlich minimiert und die Prozesse verschlankt werden. Die einfache Anwendung des Tools über die praktisch gesamte Transportkette hinweg stieß auf eine sehr hohe Akzeptanz bei Lieferanten, Frachtführern und unseren Kunden."
Die Implementierung der TradeLink-Plattform ermöglichte auch eine Echtzeit-Einsicht in die aktuelle Anliefer-, Hof-, und Rampensituation sowie eine erhöhte Verfügbarkeit von digitalen Lieferdokumenten bereits vor der Anlieferung.
Das Tracking und Reporting der Lieferqualität wurde verbessert und die Bearbeitungszeit im Wareneingang und -ausgang konnte um 30 Minuten pro Tag pro Standort reduziert werden. Neben der operativen Verbesserung konnten auch mehr als 10 Potentiale zur Verbesserung der Abstimmung in den Logistikzentren identifiziert werden, wovon ein Potential bereits auf der TradeLink Plattform umgesetzt wurde.
Am Standort Thurnau folgt nun der Partner-Roll-Out für die Emons-Kunden in Halle B. Ein wichtiger Schritt dabei ist die Einführung eines verpflichtenden Dokumentenuploads für alle Partner vor der tatsächlichen Avisierung. Dadurch wird es gelingen vorab die Transparenz holistisch zu erhöhen und wertvolle Zeitersparnisse in der Arbeitsvorbereitung zu erzielen. Außerdem wird man jetzt in der Lage sein wichtige Kennzahlen wie die Messung und Optimierung der Bearbeitungszeit im Wareneingang für jede Lieferung zu messen und zu vergleichen.
Am Standort Markgröningen stehen das Onboarding der Mandanten im Mittelpunkt. Diese erhalten eine eigene Ansicht für die Transparenz auf die Warenein- und Warenausgänge am ausgelagerten Logistikstandort. Auch hier werden fortan erstmals wichtige Kennzahlen wie die genannte Bearbeitungszeit im Wareneingang gemessen und optimiert.
Sobald das Leergutmanagement auf der TradeLink Plattform verfügbar ist, planen wir auch diesen Prozess digital zu vereinfachen und zu automatisieren.
Der erfolgreiche Roll-Out an den ersten beiden Standorten kann verbucht werden als erfolgreicher erster Schritt in Richtung einer einheitlichen Toolbox und Weg zu strukturierten Logistikdaten rund um Lieferbewegungen bei Emons. Neben der Optierung und Abdeckung weiterer Anwendungsfälle an beiden Pilotstandorten ist ein zügiger Roll-Out an den weiteren Emons-Standorten geplant.
Dass die Zusammenarbeit nicht am Lager enden muss, zeigte unter anderem das umfangreichen Doppelinterview mit der DVZ im April 2023, das thematisierte wie Logistiker und Startups zusammenarbeiten können ohne sich gegenzeitig zu bedrohen. Vielmehr freuten wir uns über den gemeinsamen Panel-Auftritt auf dem Emons Demo Days im gleichen Monat in Köln.
Nach wie vor lebt die Initiative von regelmäßigem Austausch und Workshops beider Seiten, um aufbauend auf dem Erreichten, weitere, gegenseitige Potentiale zu erkennen und zu fördern. Dabei unterstützen wir uns nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der Umsetzung durch den gezielten Informationsaustausch.
Zunächst testeten die Partner von ebm-papst Landshut die Funktionen der Plattform. Dafür wurden drei Hausspeditionen an Bord geholt. Das Feedback fiel sehr positiv aus:
• Die Speditionen waren zufrieden
• Kommunikation zu Speditionen wurde verringert -> effizientere Kommunikation
• Bessere Koordination mit Subunternehmern
• Eine schnelle, effiziente und transparente Plattform
• Sehr guter und schneller Support bei Fragen
Eine gute Kollaboration ist Voraussetzung für einen vielversprechenden Switch zwischen zwei Systemen und einer Steigerung der Zufriedenheit entlang der ganzen Lieferkette. Deshalb war das positive Feedback der Partner so wichtig für die weitere Zusammenarbeit.
Im Januar 2022 fand der vollständige Switch zu TradeLink statt, in dem auch alle weiteren Speditionen miteinbezogen wurden. Auch interne Abteilungen wie der Vertrieb, Einkauf und die Materialplanung wurden schnell mit der Plattform vertraut gemacht, um Informationen selbstständig aus der Plattform entnehmen zu können.
Durch die Nutzung von TradeLink wurden die logistischen Prozesse im Wareneingang und -ausgang transparenter gestaltet. Nun ist unter anderem nachvollziehbar, wie lange die Beladung der LKW im Schnitt andauern. Prozesse wie Ladungssicherungsprotokolle oder die Speicherung der Fremdfahrerunterweisung werden über TradeLink abgewickelt. Außerdem ist ein Lieferanten-Reporting möglich und die Personaleinsatzplanung kann vereinfacht werden.
“TradeLink hat uns nicht nur in den logistischen Prozessen geholfen. Dank der Plattform wurden unsere Prozesse schlanker und effizienter gestaltet, wodurch die interne Kommunikation stark reduziert wurde. Das neue System bildet nicht nur unsere Ansprüche ab, sondern auch die unserer Partner.“
– Christian Stamp (Logistikleiter, ebm-papst Landshut)
Die Kommunikation mit den Speditionen konnte durch TradeLink um ca. 80 % reduziert werden, da beispielsweise eine Änderung bei einer Anlieferung direkt auf der Plattform korrigiert werden kann und die Information automatisch an die entsprechend hinterlegten Lieferpartner kommuniziert wird.
Die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen konnte laut ebm-papst Landshut durch die Nutzung von TradeLink minimiert werden. Außerdem können alle hinterlegten Daten von internen Nutzer:innen aufgerufen und verarbeitet werden, was dazu geführt hat, dass Rückfragen bezüglich Anlieferungen und Abholungen um circa 50 % reduziert werden konnten.
Mit TradeLink steht ebm-papst Landshut eine zentrale Kommunikationsplattform zur Verfügung, mit der die unterschiedlichsten Anforderungen der Logistik abgebildet werden können. Spediteure und Partner schätzen die kostenlose Nutzung des Portals und können die Buchungen eigenständig durchführen. Funktionen, die von ebm-papst Landshut gewünscht werden, sind beispielsweise eine SAP-Anbindung, Track & Trace und die Anpassung der Statuspunkte. Anbindungen weiterer ebm-papst Heating Standorte sind in Planung.
TradeLink steht für Weiterentwicklung und das ganze Team arbeitet täglich daran, mit der Plattform die Zusammenarbeit in der Logistik partnerschaftlicher und transparenter zu gestalten
In einem kurzen Gespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir Sie bei Ihren Herausforderungen unterstützen können.
