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Als Teil der Digitalisierungsinitiative bei TRAVECO verschlankt TradeLink die Prozesse im Logistik Center. Dort kam es vermehrt zu Lieferspitzen mit langen Wartezeiten im Hof.
Die 1998 gegründete TRAVECO Transporte AG ist eines der größten Logistikunternehmen in der Schweiz und eine 100%ige Tochter der Schweizer Agrargenossenschaft fenaco. Das genossenschaftlich organisierte Unternehmen ist mit weiteren Tochtergesellschaften in vier strategischen Geschäftsfeldern tätig – von der Landwirtschaft und Lebensmittelindustrie (z. B. als Getränkehersteller) über den Energiehandel (AGROLA) bis zum Einzelhandel (LANDI und Volg).
TRAVECO ist mit mehr als 350 LKW als Logistikdienstleister u.a. für die LANDI Schweiz AG unterwegs, die in der Schweiz rund 280 Verkaufsstellen betreibt. Zudem stellt TRAVECO im Bereich Lagerlogistik seinen Kunden große Bereitstellungsflächen im Crossdocking/Umschlagslager und mehr als 60.000 Palettenlagerplätze in Block-, Regal- und Freilagern zur Verfügung.
Bedingt durch die Corona-Pandemie hat TRAVECO seit 2020 ein deutlich gestiegenes Volumen in der Transport- und Lagerlogistik zu bewältigen. Deshalb lancierte das Unternehmen unter der Leitung von Christian Clauss (Bereichsleiter IT & Digital Transformation) ein großes Digitalisierungsprojekt, um die bis dato mehr als 1 Mio. Papierlieferscheine künftig durch einen digitalen Prozess abzulösen.
Im September 2021 kam es zu ersten Gesprächen zwischen TRAVECO und TradeLink. Als Teil des Digitalisierungsprojektes und erste Aufgabe sollte TradeLink den Avisierungs- und Planungsprozess im Wareneingang des TRAVECO Logistik Centers digitalisieren. Dabei handelte es sich bisher um ein Lager mit fünf Rampen im Wareneingang, einem Außenlager und einem Gleisanschluss. Alle Wareneingänge wurden von den Lieferanten per Telefon, Email oder PDF angemeldet und im Anschluss von Mitarbeitenden der TRAVECO manuell in einen zentralen Outlook-Kalender eingepflegt.
Dies führte zu einem größeren Zeitaufwand und war zudem fehleranfällig. Außerdem gab es teilweise starke Lieferspitzen mit einem Versatz von bis zu drei Stunden zwischen geplanter und tatsächlicher Ankunftszeit. Das führte im Endeffekt zu Wartezeiten auf dem Hof, zu Staus vor dem Lager und nicht zuletzt zu zahlreichen Überstunden bei Mitarbeitenden und Externen.
Tilo Hergarten
Head Marketing & Digitalization | Emons
"Es handelt sich um eine notwendige Zusammenarbeit zwischen traditionellen und neuen Unternehmen in der Logistikbranche und darüber hinaus. Dieser kollaborative Ansatz vereint viele Vorteile und verspricht die datenbasierte Weiterentwicklung von Produkten und Services auf beiden Seiten."
Der erste, operative Fokus lag bei der Einführung der TradeLink Plattform an zwei unterschiedlichen Standorten. Hier wurden die beiden Lagerstandorte in Markgröningen und Thurnau auserkoren. Beide Standorte sind typische Multi-User-Warehouses, allerdings mit prozessual unterschiedlichen Ausgangslagen. Markgröningen hatte bereits eine bestehende Avisierungspflicht für alle Lieferanten, während Thurnau als neuer Standort ohne Avisierungsprozess operierte.
Der Start mit diesen beiden Standorten kombinierte unterschiedliche Vorteile. Jede lokale Lagerlogistik besitzt ihre eigenen Prozesse und Eigenheiten, somit forcierte man die unmittelbare Vergleichbarkeit in einer komplexeren Ausgangslage. Man schaffte neben dem gemeinsamen Nenner die Bemessensgrundlage für das Erkennen des Mehrwertes. Zum anderen reduzierte Emons damit die operativen Kosten für die Projektleitung.
Unter der Leitung von Julian Bausch, Logistikleiter Markgröningen, wurde die Plattform-Lösung an beiden Standorten eingeführt. Im ersten Schritt begannen wir mit der Einrichtung des Standorts und legten Nutzeraccounts an. Dies kann innerhalb von 24 Stunden realisiert werden und legt den Grundstein für einen erfolgreichen Roll-Out.
Im ersten gemeinsamen Workshop startenden wir eine gemeinsame Zieldefinition und einen Erfolgsplan zu definieren. Dabei legten wir die wichtigsten Lieferpartner der Mandanten fest und vereinbarten eine feste Deadline, bis zu der diese live sein sollen. Die operativen Ziele umfassten unter anderem die Steigerung der Anzahl vor Anlieferung vorliegender Dokumente um 40% bis Juni 2023, die Halbierung der LKW-Wartezeiten bis April 2023 und die Reduktion der Spitzen bei Anlieferungen.
Im zweiten Schritt konzentrierten wir uns auf die interne Adaption. In einem einstündigen Training mit allen wichtigen operativen Mitarbeitern wurde allen Beteiligten die Plattform und deren einfache Nutzung vorgestellt. Dieses wurde aufgezeichnet, um es später innerhalb der Organisation zu teilen. Die Hauptnutzer übernahmen zudem die Rolle von Trainern, um das Wissen intern weiterzugeben.
Im dritten Schritt erstellten wir einen Kommunikationsplan für das gemeinsame Partner-Onboarding ab der zweiten Woche. Es wurde eine verantwortliche Person pro Standort für den Roll-Out benannt und mit TradeLink wurden Prozesse und Meilensteine abgestimmt. Die 20 wichtigsten Partner wurden innerhalb von 2 Wochen eingeladen. Die Vorlagen für die Ansprache wurden personalisiert und verschickt, gefolgt von den entsprechenden Einladungen. In einem regelmäßigen Check-In überwachten wir den Erfolg der Einladungen.
Mit dem zügigen Partner-Go-Live konnte die Plattform ab der 4. Woche bereits mit den wichtigsten Lieferpartnern problemlos operativ genutzt. Offene Themen und Beobachtungen werden von nun an in regelmäßigen Check-Ins besprochen bis wir in die Routine-Phase kommen, bei der alle 3-6 Monate ein Abgleich mit der initialen Zielsetzung folgt und neue Ziele definiert werden
Julian Bausch
Logistikleiter Markgröningen | Emons
"Dank der Unterstützung der Projektbeteiligten aus Thurnau und Markgröningen, den involvierten Lieferpartnern sowie dem TradeLink Team, allen voran Lucian Berkmüller, waren wir dem definierten Erfolgsplan immer einen Schritt voraus. Dadurch konnten wir in Rekordzeit erstmalig eine Lösung zur Lieferabstimmung an unserem Standort in Thurnau implementieren und im Logistikzentrum Markgröningen frühzeitig das bis dato genutzte Tool vollständig durch TradeLink ablösen."
Mit der erfolgreichen und effizienten Projektführung konnten in Markgröningen in weniger als 8 Wochen alle relevanten Lieferpartner auf die TradeLink-Plattform aufgeschaltet werden. Dies führte bereits zügig zur gewünschten Reduzierung interner Nachfragen rund um Lieferinformationen und der Bearbeitungszeit je Warenein- und -ausgang.
In Thurnau wurden trotz fehlender Avisierungsprozesse in der gleichen Zeit ebenfalls alle relevanten Lieferpartner aufgeschalten. Zudem wurde erstmals eine erfolgreiche Avisierungsregelung für Lieferpartner eingeführt, wodurch die Kapazitätsauslastung verbessert und Lieferspitzen geglättet werden konnten.
Danny Paulik
Logistikleiter Thurnau | Emons
"Schon im ersten Workshop spürte man, dass alle Beteiligten in die gleiche Richtung wollten. TradeLink und Emons profitierten vom Know-Hows und dem Praxisbezug des jeweiligen Partners. Dies war letztendlich auch die Basis für die zügige Umsetzung.
Trotz steigendem Auftragsvolumen am Standort konnten die Wartezeiten je Rampenkontakt deutlich minimiert und die Prozesse verschlankt werden. Die einfache Anwendung des Tools über die praktisch gesamte Transportkette hinweg stieß auf eine sehr hohe Akzeptanz bei Lieferanten, Frachtführern und unseren Kunden."
Die Implementierung der TradeLink-Plattform ermöglichte auch eine Echtzeit-Einsicht in die aktuelle Anliefer-, Hof-, und Rampensituation sowie eine erhöhte Verfügbarkeit von digitalen Lieferdokumenten bereits vor der Anlieferung.
Das Tracking und Reporting der Lieferqualität wurde verbessert und die Bearbeitungszeit im Wareneingang und -ausgang konnte um 30 Minuten pro Tag pro Standort reduziert werden. Neben der operativen Verbesserung konnten auch mehr als 10 Potentiale zur Verbesserung der Abstimmung in den Logistikzentren identifiziert werden, wovon ein Potential bereits auf der TradeLink Plattform umgesetzt wurde.
Am Standort Thurnau folgt nun der Partner-Roll-Out für die Emons-Kunden in Halle B. Ein wichtiger Schritt dabei ist die Einführung eines verpflichtenden Dokumentenuploads für alle Partner vor der tatsächlichen Avisierung. Dadurch wird es gelingen vorab die Transparenz holistisch zu erhöhen und wertvolle Zeitersparnisse in der Arbeitsvorbereitung zu erzielen. Außerdem wird man jetzt in der Lage sein wichtige Kennzahlen wie die Messung und Optimierung der Bearbeitungszeit im Wareneingang für jede Lieferung zu messen und zu vergleichen.
Am Standort Markgröningen stehen das Onboarding der Mandanten im Mittelpunkt. Diese erhalten eine eigene Ansicht für die Transparenz auf die Warenein- und Warenausgänge am ausgelagerten Logistikstandort. Auch hier werden fortan erstmals wichtige Kennzahlen wie die genannte Bearbeitungszeit im Wareneingang gemessen und optimiert.
Sobald das Leergutmanagement auf der TradeLink Plattform verfügbar ist, planen wir auch diesen Prozess digital zu vereinfachen und zu automatisieren.
Der erfolgreiche Roll-Out an den ersten beiden Standorten kann verbucht werden als erfolgreicher erster Schritt in Richtung einer einheitlichen Toolbox und Weg zu strukturierten Logistikdaten rund um Lieferbewegungen bei Emons. Neben der Optierung und Abdeckung weiterer Anwendungsfälle an beiden Pilotstandorten ist ein zügiger Roll-Out an den weiteren Emons-Standorten geplant.
Dass die Zusammenarbeit nicht am Lager enden muss, zeigte unter anderem das umfangreichen Doppelinterview mit der DVZ im April 2023, das thematisierte wie Logistiker und Startups zusammenarbeiten können ohne sich gegenzeitig zu bedrohen. Vielmehr freuten wir uns über den gemeinsamen Panel-Auftritt auf dem Emons Demo Days im gleichen Monat in Köln.
Nach wie vor lebt die Initiative von regelmäßigem Austausch und Workshops beider Seiten, um aufbauend auf dem Erreichten, weitere, gegenseitige Potentiale zu erkennen und zu fördern. Dabei unterstützen wir uns nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der Umsetzung durch den gezielten Informationsaustausch.
Um diese Lieferspitzen zu glätten, hatte TRAVECO vorher bereits eine hausgemachte Excel-/Outlooklösung getestet und später versucht, die Lieferprozesse in seinem ERP-System abzubilden. Da beides nur bedingt funktionierte, suchte man nach externen Lösungen.
Die Entscheidung für TradeLink fiel aufgrund des großen Funktionsumfangs der Software bei gleichzeitig intuitiver Bedienung. Mit Unterstützung des Digitalisierungs-Teams bei TRAVECO konnte TradeLink innerhalb von 24 Stunden im Logistik Center implementiert werden.
Direkt im Anschluss folgte der Rollout auf alle externen Lieferpartner. TradeLinks Roll-Out Managerin Lisa Mischke hatte dabei erstaunlich wenig zu tun: „Wir mussten dank des tollen IT-Teams bei TRAVECO nur wenig Unterstützung leisten. TRAVECO hat den Prozess ganz selbständig durchgeführt, und auch die Kunden haben TradeLink sofort von sich aus angenommen!“
Das hat auch Patrick Müller beeindruckt, der als Bereichsleiter Projekte bei TRAVECO für die Umsetzung zuständig war: „Jetzt sind wir die größten Fans von TradeLink!”, freut er sich.
Im Zuge der Implementierung von TradeLink hat TRAVECO Laptops im Wareneingang eingeführt. Mit ihnen werden an der Rampe die Lieferscheine papierlos hochgeladen und für alle Lieferungen werden Statuspunkte gesetzt, damit sie für alle im System sichtbar sind.
Außerdem werden sämtliche mit TradeLink durchgeführten Prozesse analysiert: Das schafft Transparenz nicht nur für TRAVECO selbst, sondern auch für ihre Kunden.
Dass der Digitalisierungsprozess mit TradeLink bei TRAVECO ein voller Erfolg ist, hat sich schnell gezeigt. Heute gehören Wartezeiten im Logistik Center der Vergangenheit an. Dadurch, dass alle externen Kunden und deren Lieferpartner auf der Plattform eingebunden sind, liegt die Avisierungsquote bei externen Wareneingängen via TradeLink heute bei 100 Prozent.
Und das hat – durch bessere Glättung der Lieferspitzen – die Wartezeiten auf nahezu Null reduziert. Die Effizienzgewinne sind beträchtlich: das Personal kann jetzt so eingeteilt werden, wie es dem tatsächlichen Lieferkaufkommen entspricht.
So sind nicht nur die Durchlaufzeiten der Lieferungen optimiert worden, sondern auch der administrative Aufwand konnte deutlich reduziert werden.
Dadurch, dass sich Kunden und Lieferpartner jetzt selbstständig einbuchen, wird viel Zeit gespart, die sonst in der Abstimmung verloren ging.
TradeLink ist für TRAVECO ein wichtiger Bestandteil des geplanten Digitalisierungsprozesses der Logistik. Zu den nächsten gemeinsamen Meilensteinen gehört die Schaffung einer Schnittstelle zum TMS (Transport Management System) von TRAVECO, als auch zum WMS (Warehouse Management System). Des Weiteren soll auch das TradeLink Check-In Terminal in den Logistik Centern ausgerollt werden.
Dort wird derzeit TradeLink auch für alle internen Transporte und den Warenausgang implementiert. Im Sommer 2022 wird der Umzug in das neue Logistik Center in Nebikon stattfinden.
Der geht einher mit einer Verdopplung der Lagerkapazität auf über 60.000m² und Warenein- und -ausgängen an dann 27 Rampen, die sämtlich in TradeLink abgebildet werden.
In einem kurzen Gespräch finden wir gemeinsam heraus, ob wir Sie bei Ihren Herausforderungen unterstützen können.
