Einhundertzwanzig: Mit so vielen internen und externen Partnern müssen sich die Logistiker eines Unternehmens im Schnitt abstimmen. 80 % dieser Abstimmungen finden dabei per E-Mail, Telefon oder Fax statt. Wer sich nicht um die Optimierung seiner Lieferabstimmung bemüht, verliert 5,1 % EBIT – Unternehmen, die diesen Prozess hingegen in Angriff nehmen, erreichen ein EBIT-Wachstum von 4,9 %. Was genau wir unter Lieferabstimmung verstehen, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und wie sie sich lösen lassen, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.  

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Inhaltsverzeichnis:

1. Lieferabstimmung: Definition

2. Herausforderungen in der Lieferabstimmung

3. Lieferabstimmung optimieren mit Zeitfenstermanagement

4. TradeLink: Die effektivste Form der Lieferabstimmung

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Lieferabstimmung: Definition

Das Lager ist ständig in Bewegung: Waren werden angeliefert, an ihren Lagerplatz transportiert und später wieder abgeholt. Jedes Mal ist dafür eine Abstimmung mit dem Spediteur oder LKW-Fahrer:innen notwendig, um genau zu wissen, wann welche Waren angeliefert oder abgeholt werden. Schließlich sollen die Standzeiten der LKW möglichst gering bleiben, um eine schnelle Weiterfahrt und einen effizienten Transport zu ermöglichen. Die Kommunikation auf dem Weg dorthin – die Lieferabstimmung – ist meist allerdings alles andere als effizient.  

Üblicherweise besteht die Lieferabstimmung aus vielen kleinen Schritten: der Lieferankündigung, der tagesaktuellen Kommunikation des Zeitfensters, der Abstimmung bei Ankunft – und oft noch der Mitteilung von Verzögerungen. In vier von fünf Fällen findet diese Lieferabstimmung per E-Mail, Telefon und Fax statt. In der heutigen Zeit scheint diese Form der Kommunikation natürlich längst überholt.

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Herausforderungen in der Lieferabstimmung

Wie eingangs bereits erwähnt, müssen sich Unternehmen in ihrer Logistik im Durchschnitt regelmäßig mit 120 internen und externen Partnern abstimmen. Intern ist das z. B. der Einkauf, das Supply Chain Management, das Transportmanagement, die Produktion oder der Vertrieb. Bei externen Partnern sind es Spediteure, Lieferanten und andere 3PL-Anbieter.  

Diese Vielzahl an Partnern macht die Lieferabstimmung aus vielen Gründen zu einem herausfordernden Prozess. In erster Linie ist sie dadurch ein großer Zeitfresser. Je nach Größe des Unternehmens können so täglich schnell hunderte E-Mails, Anrufe oder Faxe ausgetauscht werden, die immer jeweils die Aufmerksamkeit und die Zeit von einem Sender und einem Empfänger erfordern.  

Aber nicht nur die Zeit spielt hier eine Rolle: Auf den Informationsaustausch folgt schließlich die schnelle Koordination aller involvierten Parteien. Die Lager müssen auf die Ankunft von Lkw vorbereitet werden, die Fahrer:innen müssen wissen, welcher Stellplatz für sie vorgesehen ist und was sie bei der Ankunft und Abwicklung beachten müssen – schließlich arbeitet jedes Lager unterschiedlich.

Wenn viele Menschen und wenig Automatisierung in den Prozess eingebunden sind, steigt gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Informationen gehen verloren, es werden falsche Entscheidungen getroffen und die Standzeiten wachsen – der Umschlag sinkt.  

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Lieferabstimmung optimieren mit Zeitfenstermanagement

Die entscheidende Aufgabe des Zeitfenstermanagements ist eine optimierte Lieferabstimmung. Mit dem Begriff Zeitfenstermanagement wird die Koordination sämtlicher Be- und Entladeprozesse an der Laderampe zusammengefasst.  

Ziel ist es, möglichst genau die Zeitfenster zu steuern, in denen LKW ankommen und ihre Waren abgeladen werden können, genauso wie die Planung des Beladens und der Abfahrt eines LKWs. Kommt es dabei zu Fehlern und werden in einem Zeitfenster mehr LKW erwartet, als abgefertigt werden können, müssen sie warten – die Standzeiten steigern und in der Folge werden Standgelder verursacht. Denn die zeitgemäße Abfertigung der LKW liegt in der Verantwortung desjenigen, der das Lager führt. Und: Übersteigen die Standzeiten eine angemessene Frist, muss er Standgelder an die Transportunternehmen zahlen.

Eine optimierte Lieferabstimmung und in der Folge reduzierte Standzeiten sparen Unternehmen deshalb direkt bares Geld – und genauso indirekt. Eine gute Planung und pünktliche Abfertigung haben viele Vorteile:

• Die Standzeiten und somit zu zahlende Standgelder werden reduziert.
• Durch eine zuverlässige Planung können in demselben Zeitraum mehr LKW be- und entladen werden. Ein höherer Durchlauf ist somit möglich, Personal kann effizienter eingesetzt werden.
• Es wird an der Laderampe nicht hektisch: Jeder Mitarbeitende weiß, was zu tun ist und kann sorgfältig seinen Aufgaben nachgehen.  
• Die Zufriedenheit der externen Lieferpartner steigt. Dadurch sind bessere Konditionen möglich und eine vertrauensvolle Partnerschaft entsteht.  
• Es werden weniger LKW-Stellplätze und Mitarbeiter benötigt, die Ressourceneffizienz steigt.

Die internen Prozesse werden vereinfacht und die Beziehungen zu externen Partnern werden verbessert. Aber: Wie kann das Zeitfenstermanagement und damit die Lieferabstimmung optimiert werden?  

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Standgelder und Standzeiten reduzieren mit elektronischem Zeitfenstermanagement

Als größte Herausforderung des Zeitfenstermanagements gilt die Abstimmung. E-Mail, Telefon und Fax scheinen dafür aus der Zeit gefallen: zu groß ist der Aufwand, sich mit jedem der 120 internen und externen Partnern einzeln abzustimmen. Die Möglichkeiten der Digitalisierung können hier Abhilfe schaffen: Mit intelligenten digitalen Prozessen wird die Abstimmung vereinfacht und teil-automatisiert.  

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TradeLink: Die effektivste Form der Lieferabstimmung

Mit TradeLink haben wir uns genau dieser Aufgabe angenommen – und die Lieferabstimmung digitalisiert. Entstanden ist eine Plattform, die E-Mail, Telefon und Fax fürs Zeitfenstermanagement ersetzt. Wir nennen das #collaborativelogistics.

Auf TradeLink kommen alle internen und externen Partner zusammen, um gemeinsam ihre Lieferabstimmung vorzunehmen – ohne, dass sie sich aufwendig eine Software installieren müssen. Auf der Cloud-Plattform können Sie all Ihre Logistikprozesse an einem Standort detailliert abbilden, flexibel konfigurieren und ohne Mehraufwand in Ihren Arbeitsalltag integrieren.  

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Smarte Software für Zeitfenstermanagement

Lieferanten wird es ermöglicht, sich selbständig freie Zeitslots an Ihrem Lager zu buchen. Termine, Verschiebungen und Bestätigungen werden automatisch an alle Partner versendet, für die die jeweilige Information relevant ist – und die Planung wird in Echtzeit an Änderungen angepasst. So behalten alle Beteiligten jederzeit im Blick, was wann und wo passiert.