Flexibilität und kurze Lieferzeiten bei gleichbleibender Qualität sind heute nur einige der Herausforderungen für Unternehmen. Ein ganzheitliches Lieferantenmanagement ist Basis und Voraussetzung für den Unternehmenserfolg zugleich – denn es sorgt für einheitliche Standards, schafft Transparenz über Chancen und Herausforderungen und trägt zum Auf- und Ausbau der Geschäftsbeziehungen bei. Welche Rolle dabei die ISO 9001 im Hinblick auf das Lieferantenmanagement spielt und wie Unternehmen die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten bestmöglich absichern, erfahren Sie in diesem Beitrag.  

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Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist die ISO 9001?

2. Was ist Lieferantenmanagement? Bedeutung

3. Wie wirkt sich die ISO 9001 auf das Lieferantenmanagement aus?

4. Wie setzen Unternehmen die ISO 9001 im Lieferantenmanagement um?

5. Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten regeln?

6. ISO 9001 und Beziehungsmanagement erfolgreich umsetzen

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Was ist die ISO 9001?

Die internationale Norm EN ISO 9001 definiert die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagement. Sie soll dazu dienen, die Leistungen eines Unternehmens auf allen Ebenen – inklusive dem Lieferantenmanagement – zu verbessern. Dabei gelten wesentlich 7 Prinzipien:

• Kundenorientierung
• Führung und Leadership
• Einbeziehung von Personen
• Prozessorientierter Ansatz
• Verbesserung  
• Faktengestützte Entscheidungsfindung
• Beziehungsmanagement

Jedes Unternehmen, das Teile seiner Wertschöpfungskette an externe Dienstleister auslagert, soll demnach durch die Norm die Leistungsfähigkeit seiner Lieferanten gewährleisten – und zwar, indem es dieses anhand bestimmter Qualitätskriterien bewertet. Im Fokus dieses kontinuierlichen Verbesserungsprozesses steht die Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Hinblick auf Produktqualität und Kundenzufriedenheit.  

Aktualisiert wurde die letzte Version der ISO 9001 im Herbst 2015. Ziel der Aktualisierung war es, auf die veränderten Anforderungen der Märkte, den zunehmend vernetzten Handel im Rahmen der Globalisierung und die insgesamt immer komplexeren Produkte und Dienstleistungen zu reagieren. Nach einer dreijährigen Übergangsfrist gilt die neue ISO 9001 nun seit September 2018. Damit ist seitdem auch eine Zertifizierung von Lieferanten verpflichtend.

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Was ist Lieferantenmanagement? Bedeutung  

Allgemein beschreibt der Begriff Lieferantenmanagement in der Logistik die systematische Steuerung der Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten. Es ist in der Regel im Einkauf angesiedelt und umfasst verschiedene Aspekte, die – je nach Unternehmen – unterschiedlich ausgeprägt sind.  

In einem Unternehmen übernimmt das Lieferantenmanagement unter anderem folgende Aufgaben:

• Auswahl geeigneter Lieferanten in den Lieferantenstamm
• Durchführung von Lieferantenaudits
• Bewertung von Lieferanten
• Leistungsüberwachung  
• Lieferantenentwicklung  
  

Das Lieferantenmanagement soll eine koordinierte Schnittstelle zu externen Dienstleistern aufbauen und die eigene Wertschöpfungskette durch den Vergleich verschiedener Anbieter optimieren. Eine stetige Analyse neuer Lieferanten macht deren Leistungen vergleichbar und hilft bei der wirtschaftlichen Prozessoptimierung und Kostensenkung.  

Ziel eines professionellen Lieferantenmanagements ist der Aufbau und der Erhalt eines kompetenten Lieferantenstamms, dessen Mitglieder sich durch Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Kontinuität und Lieferbereitschaft auszeichnen.

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Wie wirkt sich die ISO 9001 auf das Lieferantenmanagement aus?

Die DIN EN ISO 9001 sieht im Abschnitt 8.4 vor, dass Unternehmen extern bereitgestellte Dienstleistungen und Produkte auf ihre Qualität hin kontrollieren müssen. Somit betrifft dieser Punkt vor allem die Zusammenarbeit mit Lieferanten, für die das Unternehmen entsprechende Kriterien festlegen muss. Zu den Prozessen im Lieferantenmanagement gehören die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Beurteilung von Lieferanten und deren Leistungsüberwachung sowie die Lieferantenentwicklung.

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Lieferantenauswahl  

Bevor es zu einer Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten kommt, muss das Unternehmen eine Lieferantenauswahl durchführen. Dabei steht unter anderem die Frage im Fokus, welche Anforderungen ein Lieferant erfüllen muss, um sich als Anbieter für das Unternehmen zu qualifizieren. Außerdem ist festzulegen, wie das Unternehmen die Umsetzung dieser Anforderungen prüft und dokumentiert.

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Lieferantenbewertung und Leistungsüberwachung

Bei der Bewertung und Leistungsüberwachung externer Dienstleister geht es darum, wann und wie diese zu erfolgen hat, welche Kriterien zugrunde gelegt werden und nach welchen Vorgaben und Inhalten Audits der Geschäftspartner erfolgen.

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Lieferantenentwicklung

Aus den bei der Lieferantenbewertung gewonnenen Erkenntnissen sind im nächsten Schritt bei der Lieferantenentwicklung Konsequenzen zu ziehen: Welche Maßnahmen werden definiert und umgesetzt? Zu welchem Zeitpunkt erfolgt eine Neubewertung im Rahmen des Lieferantenmanagements? Auch sollte festgelegt werden, welche Leistungsabweichungen wann und wie zu einer Trennung von Partnern und Lieferanten führen.

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Wie setzen Unternehmen die ISO 9001 im Lieferantenmanagement um?

Zwar fordert die ISO 9001, dass Unternehmen Kriterien für die Lieferantenauswahl und -bewertung festlegen und umsetzen – klare Vorgaben, wie genau eine solche Auswahl aussehen muss, macht sie jedoch nicht. Für kleinere Unternehmen kann es durchaus genügen, wenn die Lieferanten in bestimmte Klassen oder Gruppen eingeteilt werden. Für Großunternehmen kann eine solche Aufteilung hingegen schnell mit einem hohen Zeitaufwand einhergehen.

Damit der Aufwand nicht zu hoch ist, aber die Beurteilung dennoch fundiert ausfällt, sollten Unternehmen etwa zehn Kriterien festlegen. Zu diesen gehören beispielsweise:

• Qualität der gelieferten Produkte, Dienstleistungen und zusätzlicher Services
• Preis der eingekauften Produkte und Dienstleistungen
• Kompetenzen hinsichtlich Liefermenge und -termin sowie Lieferflexibilität  
• Risikopotenzial eines möglichen Lieferantenausfalls  
• Folgen bei Nichterfüllung der Anforderungen
• Vertrauen und Zuverlässigkeit im Rahmen der Zusammenarbeit
• Abhängigkeit des Unternehmens vom Lieferanten
• Prozessqualität des Lieferanten

Bei Lieferantenauswahl und -bewertung geht es nicht mehr nur um die Kontrolle der eigentlichen Produkte, sondern auch um die zugehörigen (Liefer-)Prozesse, was am besten durch die Logistik umgesetzt werden kann.

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Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten regeln?

Wer als Unternehmen langfristig mit einem Lieferanten zusammenarbeiten möchte, sollte die Einzelheiten der Zusammenarbeit vertraglich festlegen – insbesondere hinsichtlich der Anforderung nach ISO 9001. Möglich macht das eine sogenannte Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV). Diese legt detailliert fest, was der Lieferant zur Qualitätssicherung beitragen muss und an welche Vorgaben er sich zu halten hat. Die Regelungen der QSV sind vergleichbar mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder Einkaufsbedingungen des Unternehmens.

Folgende Punkte sollte die QSV regeln:

• Ziele der Zusammenarbeit (bezüglich der Qualitätssicherung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen)
• Konsequenzen bei Fehlverhalten (mit Hinweis auf regelmäßige Lieferanten-Audits)
• Praktiziertes Qualitätsmanagementsystem durch den Lieferanten (mit Dokumentation)
• Informationspflichten (im Fall von nicht-eingehaltenen Vereinbarungen oder Qualitätsmängeln)
• Umsetzbarkeit (Prüfung, ob der Lieferant die Vorgaben überhaupt umsetzen kann)
• Qualifikation der Mitarbeiter (Vereinbarung zum Einsatz von besonders qualifiziertem Personal)
• Genehmigung und Freigabe (von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Verfahren, Methoden, Ausrüstungen)
• Maßnahmen bei Qualitätsmängeln (u. a. sofortige Informationspflicht und Mängelbeseitigung)
• Überprüfung des Qualitätsmanagementsystems durch das Unternehmen  
• Kontinuierliche Verbesserung (etwa durch Audits)

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ISO 9001 und Beziehungsmanagement erfolgreich umsetzen

Eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 schafft Vertrauen in die Qualität und Leistung Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Beim Thema Qualitäts- und Lieferantenmanagement ist es wie mit einer Software: Jeder einzelne Mitarbeitende muss von dem System überzeugt sein – ansonsten wird die Einführung nicht den gewünschten Erfolg erzielen. Um die optimale Verbesserungstaktik in alle Unternehmensbereiche zu verteilen, sollten daher alle Mitarbeitenden im Unternehmen in die Planungsprozesse integriert werden.

Aber nicht nur im Rahmen von Lieferantenmanagement und ISO 9001 spielt die Zusammenarbeit der verschiedenen Akteure und Partner eine wichtige Rolle – sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Nur wenn Lieferanten, Spediteure und Mitarbeitende miteinander vernetzt und über die ablaufenden Prozesse informiert sind, lässt sich ein professionelles Qualitätsmanagement gewährleisten.

Möglich macht das die cloudbasierte Plattform von TradeLink: Mit unserer Software  profitieren Sie von höchster Transparenz entlang der gesamten Lieferkette durch höchste Datenqualität. Alle involvierten Akteure können in Echtzeit den Status von Lieferanten nachverfolgen – egal ob Einkauf, Logistik oder Vertrieb. Da die Software von TradeLink für jedes Endgerät optimiert ist, spielt es auch keine Rolle, wo sich Mitarbeitende oder Lieferanten befinden.