Im Lager sorgt der Warenausgang dafür, dass bestellte Waren korrekt und pünktlich an Kunden ausgeliefert werden. Da diese Arbeitsschritte somit das letzte Glied innerhalb des Fertigungsprozesses sind, ist es unerlässlich, mögliche Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Die Mitarbeitenden im Warenausgang übernehmen dementsprechend eine elementare Rolle als letzte Prüfinstanz. Wie die Prozesse im Warenausgang konkret ablaufen und wie sie sich optimieren lassen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Inhaltsverzeichnis

1. Was versteht man unter Warenausgang? Definition

2. Welche Aufgaben hat der Warenausgang?

3. Arbeitsschritte und Prozessablauf im Warenausgang

4. Wareneingang und Warenausgang mit Software optimieren

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Was versteht man unter Warenausgang? Definition  

Der Warenausgang ist ein wichtiger Prozess innerhalb der Logistik. Er steht hinter dem Marketingprozess und der Fertigung am Ende der Supply Chain – denn im Warenausgang verschickt das Unternehmen die hergestellten Produkte oder eingelagerten Waren an seine Kunden. Holen die Kunden die Ware vor Ort selbst ab, stellt das Unternehmen die entsprechenden Produkte im Warenausgang zur Abholung bereit. Werden die Produkte versendet, regelt der Warenausgang den Versandprozess und hält diesbezügliche Informationen etwa auf Lieferscheinen und Rechnungen fest.

Daneben sind auch Anweisungen zur Verladung und Verpackung der Produkte Aufgabe des Warenausgangs, sobald die Ware die Fertigung verlässt. Damit übernehmen die Mitarbeitenden im Warenausgang die Rolle der letzten Kontrollinstanz: Sie müssen nicht nur erforderliche Versanddokumente erstellen, sondern auch dafür sorgen, dass es sich um die korrekte Ware handelt und diese frei von Mängeln und Beschädigungen ist.  

Nur wenn die Mitarbeitenden des Warenausgangs die Bestellungen und Aufträge sorgfältig vor der Auslieferung prüfen, kann das Unternehmen eine korrekte, vollständige und pünktliche Lieferung ohne Verzögerungen gewährleisten.

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Welche Aufgaben hat der Warenausgang?

Eine elementare Aufgabe innerhalb des Warenausgangs ist die Kontrolle der zu versendenden Ware hinsichtlich Qualität, Identität und möglichen Fehlern. Befindet sich falsche oder beschädigte Ware im Warenausgang, darf diese natürlich nicht an die Kunden ausgeliefert werden. Stattdessen sind die Mitarbeitenden im Warenausgang dafür verantwortlich, Fehlmengen oder fehlerhafte Bestände der Buchhaltung zu melden, sodass diese einen Nachbestellvorgang auslösen kann.  

Der Warenausgang spielt in der Logistik aufgrund der dort stattfindenden Kontrolle eine wichtige Rolle im Hinblick auf die Zufriedenheit der Kunden. Daneben obliegen ihm aber auch noch weitere Aufgaben, wie:

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• Kommissionierung der Aufträge und Bestellungen
• Verpacken der Sendung
• Erstellen von Versandpapieren  
• Beladung der Transportmittel
• Ladungssicherung  

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Sämtliche Prozesse im Warenausgang verfolgen das Ziel, die Durchlaufzeit innerhalb des Lagers von der Abfertigung und dem Verladen der Ware bis zur Abfahrt des Transportmittels so kurz wie möglich zu halten. Wie effizient die Prozesse ablaufen, zeigt sich an Logistikkennzahlen wie der Kapazitätsauslastung, der Verwendung der freien Lagerflächen, der Anzahl an Bestellungen und der Menge an korrigierten Rechnungen.  

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Arbeitsschritte und Prozessablauf im Warenausgang

Um einen schnellen und sicheren Versand an die Kunden zu gewährleisten, müssen die Arbeitsschritte und Prozesse innerhalb des Warenausgangs optimal funktionieren und ineinandergreifen. Wie die einzelnen Schritte ablaufen, erfahren Sie jetzt.

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Ablauf des Warenausgangs: 6 wichtige Schritte

Kernpunkt im Warenausgang ist die Ausgangskontrolle: Die Mitarbeitenden müssen sicherstellen, dass der Warenausgang mit der Bestellung übereinstimmt und die Ware keine Schäden oder Mängel aufweist. Jeder bestellte Artikel durchläuft im Warenausgang in der Regel die folgenden Schritte:  

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1. Konsolidierung: In seiner Konsolidierungsfunktion übernimmt der Warenausgang die sinnvolle Zusammenführung aller einzelnen Teile einer Sendung. Damit die Konsolidierung reibungslos abläuft, werden die verschiedenen Packstücke auf Bereitstellflächen im Warenausgang gesammelt.

2. Warenprüfung: In ihrer Rolle als Kontrollinstanz überprüfen die Mitarbeitenden im Warenausgang, ob der richtige Artikel in der korrekten Menge kommissioniert wurde. Ist dies nicht der Fall, sind Abweichungen unmittelbar zu korrigieren.

3. Anlegung der Packstücke: Je nach Menge und Anzahl der Artikel legt die oder der Mitarbeitende im nächsten Schritt ein oder mehrere Packstücke an. Indem die Bestandsänderung gemeldet wird, erhält der Einkauf die Aufforderung, den betroffenen Artikel nachzubestellen.

4. Anfertigung der Versanddokumente: Sind sämtliche Artikel verpackt, erstellen die Mitarbeitenden die entsprechenden Versanddokumente, wie Lieferschein und Rechnung. Damit die Wege möglichst kurzgehalten werden, sollten die Lieferdokumente im Lagerverwaltungssystem (LVS) hinterlegt werden.

5. Versandvorbereitung: Im Anschluss wird der Versand vorbereitet und die Packstücke im Versandsystem angemeldet. Um die Prozesse abzusichern und zugleich zu vereinfachen, sollten sich die erforderlichen Daten automatisch vom Lagerverwaltungssystem auf das Versandsystem übertragen lassen und mittels Barcodes und Scannern verarbeitet werden.

6. Übergabe an Versanddienstleister: Die fertigen Packstücke werden im letzten Arbeitsschritt des Warenausgangs an den Versanddienstleister (KEP-Dienstleister oder Spedition) übergeben. Dieser übernimmt dann die finale Auslieferung an die Kunden des Unternehmens.

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Wareneingang und Warenausgang mit Software optimieren

Die im Warenausgang angesiedelten Arbeitsschritte sind häufig personal- und damit kostenintensiv. Um Prozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren, sollten die Abläufe daher regelmäßig kontrolliert und wenn nötig überarbeitet werden. Aufschluss über Effizienz und Wirtschaftlichkeit des Lagers geben entsprechende Lagerkennzahlen. Kapazitätsauslastung, Durchlaufzeit und Flächenverwendung sind einige Werte, mit denen sich die geplanten Ziele innerhalb des Warenausgangs überprüfen lassen.

Ein entscheidender Faktor für die Effizienz des Warenausgangs sind jedoch auch die Mitarbeitenden: Denn nur wenn diese jederzeit wissen, wo sich die gelagerte Ware befindet und in Echtzeit auf erforderliche Daten und Informationen für Versand und Auslieferung zugreifen können, kommt es in den letzten Arbeitsschritten nicht zu Fehlern und Verzögerungen.

Händische Notizen, Exceltabellen und E-Mails können einen solchen Echtzeit-Datenzugriff nicht sicherstellen. Gleichwohl sind sie jedoch in vielen Logistikunternehmen noch immer der Standard. Papierprozesse erhöhen nicht nur das Risiko für Fehler, sondern beanspruchen auch einen immensen Zeitaufwand – etwa, wenn die Mitarbeitenden benötigte Daten erst zusammensuchen und digitalisieren müssen, bevor sie den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden können.  

Wer seine Prozesse im Lager und speziell im Warenausgang langfristig und nachhaltig optimieren möchte, sollte sich von Papierprozessen endgültig verabschieden. Die Lösung sind smarte Kollaborationstools wie TradeLink: Als zentrale Steuerungs- und Koordinationsstelle bündelt die Software sämtliche Lieferungen, Informationen und Datenpunkte in einem übersichtlichen Tool. Alle Daten sind jederzeit in Echtzeit abrufbar. Auch externe Zulieferer erhalten mit ihrem persönlichen Zugang einen sicheren Zugriff auf die Daten – selbstverständlich DSGVO-konform und ganz ohne komplizierte IT-Implementierung.