Der Wareneingang ist einer der wichtigsten Vorgänge in der Logistik und erfolgt als logischer Schritt, nachdem die Einkaufsabteilung im Unternehmen eine Bestellung ausgelöst hat. Die bestellten Waren werden durch einen Spediteur am eigenen oder fremd-betriebenen Lager angeliefert. In diesen erfolgskritischen Prozess sind also mehrere Parteien involviert und so gilt es einige Aspekte zu beachten, um Chaos zu vermeiden und die bestellte Ware schnellstmöglich verfügbar zu machen. In diesem Artikel wird erklärt, welche Schritte und Herausforderungen im Prozess Wareneingang auftreten und wie Sie diesen Vorgang vereinfachen können.

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Inhaltsverzeichnis:

1. Der Wareneingang – Definition

2. Die Schritte des Wareneingangs

3. So bucht man den Wareneingang in der Buchhaltung

4. So lässt sich der Wareneingang vereinfachen

5. Fazit

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Der Wareneingang – Definition

Der Wareneingang ist essenzieller Teil des Beschaffungsprozesses, der zu einer Bestandserhöhung führt. Innerhalb des Beschaffungsprozesses wird zunächst eine Bestellung bei einem Lieferanten platziert. Im nächsten Schritt erfolgt die Lieferung der Ware und damit der Wareneingang an einem Lagerort. Ziel effizienter Logistik ist es nun, die Durchlaufzeiten kurz zu halten, die Kapazitäten der Mitarbeitenden bestmöglich auszuschöpfen, den vorhandenen Platz sinnvoll zu nutzen und die mit der Lieferung verbundene Kapitalbindung so gering wie möglich zu halten. Kapitalbindung ist für Unternehmen in der Regel negativ, da die Ware und darin investiertes Kapital in diesem Moment nicht für weitere Wertschöpfung genutzt werden können. Deshalb sollte man versuchen, die erworbene Ware möglichst schnell ihrer Bestimmung zuzuführen und den Lagerbestand gering zu halten.

Der Wareneingang eines Lagers setzt sich normalerweise aus Rampen, Toren, Bereitstellflächen und Funktionsflächen zusammen. Funktionsflächen dienen zum Beispiel der Handhabung der Ware für Kontrollen oder die Ladungssicherung. Am physischen Wareneingang des Lagers beginnt der gleichnamige Prozess. Zum Problem können in diesem Zusammenhang ungeplante oder chaotische Wareneingänge werden. Es kann zum Beispiel an Platz oder Kapazitäten bei Mitarbeitenden fehlen oder die Buchung des Vorgangs ist komplizierter.  

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Die Schritte des Wareneingangs

Der Wareneingang besteht aus mehreren Etappen, die für Lager und Einkauf gleichermaßen wichtig sind – und zwar folgende:

1. Zeitfenster buchen: Schon bevor die Ware am Lager eintrifft, muss sorgfältig geplant werden. Wann soll die Ware ankommen? Schließlich müssen Mitarbeitende zur Stelle sein, um die nachfolgenden Schritte und Kontrollen durchzuführen. Ein gutes Time Slot Management sorgt für eine höhere Effizienz im Ablauf, da sich dadurch Wartezeiten verkürzen und Kapazitäten der Mitarbeitenden sinnvoll geplant werden können.

2. Warenannahme: Nach Eingang der Ware erfolgt die Plausibilitätsprüfung, die Kontrolle des Frachtbriefs und des Lieferscheins bezüglich Absender und Empfänger. Wenn alle Angaben korrekt sind, kann die Ware entladen werden. Hierbei findet eine oberflächliche Prüfung der Lieferung statt. Beschädigte Verpackungen, falsche Liefermengen oder sichtbare Transportschäden werden in einem Protokoll festgehalten. Dann wird die Annahme der Lieferung per Unterschrift bestätigt.

3. Wareneingangskontrolle: Die Liefermenge und Produktqualität werden genau überprüft und mit den Angaben auf dem Lieferschein abgeglichen. Gegebenenfalls werden auch Stichproben gemacht. Muss Ware gekühlt geliefert werden, da sonst ihre Qualität nicht gesichert werden kann, wird auch die Temperatur überprüft. Eventuelle Unregelmäßigkeiten müssen unter Angabe von Datum, Uhrzeit und prüfendem Mitarbeitenden festgehalten werden.

4. Sperrlagerung und Freigabe: Muss die Ware vom Zoll freigegeben werden, wird sie gesondert in einem Zollsperrlager deponiert.  

5. Erfassung des Warenbestandes: Nach der Wareneingangskontrolle wird der Warenbestand erfasst und der Lagerbestand in der Lagerbuchhaltung erhöht sich. Die Buchung wird per Beleg über Lieferschein oder Wareneingangsschein festgehalten. Wichtig ist, dass auch Differenzen zwischen dem Lieferschein und der realen Liefermenge dokumentiert und die Angaben korrigiert werden.  

6. Einlagerung: Die Ware kann nun an ihren Lagerort gebracht und eingelagert werden. Ab sofort kann sie weiter versendet oder an Geschäftspartner ausgeliefert werden. Der Lieferplatz muss eventuellen Vorgaben entsprechen und sollte im Optimalfall etwas Puffer enthalten.

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So bucht man den Wareneingang in der Buchhaltung

Bei der Buchung des Wareneingangs unterscheidet man zwischen einer bestandsorientierten und einer aufwandsorientierten Buchung. Bei der bestandsorientierten Buchung – auch Skontrationsmethode genannt – wird jede Veränderung im Lagerbestand auf dem Lieferschein bzw. auf dem Materialentnahmeschein festgehalten. Diese Belege werden mit fortlaufenden Nummern ausgezeichnet, damit die Dokumentation immer aktuell ist, auch wenn im Lager eine hohe Fluktuation herrscht. Die aufwandsorientierte Buchung behandelt gelieferte Ware buchhalterisch wie temporäre Anschaffungen, die keine dauerhaften Werte hervorbringen. Die Wareneingänge werden daher auf ein Aufwandskonto gebucht. Wareneingänge und Warenausgänge werden für einen besseren Überblick auf getrennten Konten gebucht. Dabei ist das Warenkonto ein Bestandskonto und gibt Auskunft über den Lagerstatus. Das Warenausgangskonto zeigt die Quantität verkaufter Waren auf.

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So lässt sich der Wareneingang vereinfachen

Um den Wareneingang effizienter zu gestalten, gibt es mehrere Möglichkeiten, die direkt einen Unterschied machen. So sollte fehleranfällige Ware zuerst kontrolliert werden, robuste Ware, bei der Transportschäden unwahrscheinlich sind, kann dagegen zurückgestellt werden. Bei den Vertragsverhandlungen kann zusätzlich eine lagerfähige Verpackung vereinbart werden, sodass die Ware beim Wareneingang nicht umgepackt oder überhaupt lagerfähig verpackt werden muss.

Eine passende Softwarelösung hilft ebenfalls dabei, den Wareneingang zu vereinfachen. Mit einem Tool wie TradeLink behalten Sie alle geplanten Be- und Entladeprozesse im Blick, sowohl am Computer als auch am Tablet oder Handy. Sie können mit externen Lieferpartnern per Software kommunizieren und Kapazitäten der Mitarbeitenden ganz einfach planen. Die Rampenzuordnung erledigt die künstliche Intelligenz in unserer Software für Sie.

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Fazit

Der Wareneingang ist die Konsequenz einer Bestellung und wird in mehreren Schritten durchgeführt: Zeitfensterbuchung, Warenannahme, -kontrolle, ggf. Sperrlagerung bis zur Freigabe durch den Zoll und schließlich die Buchung. Die Buchung erfolgt entweder aufwandsorientiert oder bestandsorientiert. Noch effizienter wird die Logistik, wenn empfindliche Ware zuerst kontrolliert wird. Außerdem hilft eine intelligente Softwarelösung wie TradeLink dabei, die Abläufe im Wareneingang sinnvoll zu koordinieren und zu jedem Zeitpunkt den Überblick zu behalten.